¡En un Solo Software Maneja Toda la Información de la Empresa!

¡En un Solo Software Maneja Toda la Información de la Empresa!

"No podemos resolver nuestros problemas con el mismo pensamiento que usamos cuando los creamos" Albert Einstein

En varias empresas usan varias soluciones software para su gestión y no está mal, pero se puede convertir en un problema que debemos aprender a identificar.

  • La información se duplica.
  • Se duplican actividades.
  • La información es dificil reportar, o es de difícil acceso.

Como en todo, lo primero, es ser consciente del problema que estamos enfrentando identificarlo, y trazar un plan de acción.

Aquí cabe destacar que la totalidad de la información de la empresa y de los procesos no se van a sistematizar, y que en nuestra experiencia la solución no es como lo mencionan varias empresas que ofrecen ERP, BPM .. etc. un solo producto que lo solucione todo, porque no existe, hay tareas para las cuales es válido usar herramientas diferentes por ejemplo si tienes tareas específicas, puntuales puedes usar Excel , tareas especializadas ... en muchos casos es necesario y rentable para la empresa que varias herramientas convivan , para contrarrestar los problemas que trae tener varias herramientas software en la empresa sugerimos.

1.      Hacer un inventario de las herramientas software que usan en la empresa.

2.      El inventario debe incluir archivos de hojas de cálculo Excel, OpenOffice, LibreOffice Cal etc, en este punto es importante que los archivos que los usuarios estén usando sean completamente identificados.

3.      Una vez realizado el inventario revisar qué información se maneja en cada una de ellas.

4.      Detallar un informe de lo encontrado.

5.      Evaluar en que caso

  • ¿Que información duplicamos?.
  • ¿Que información es de dificil acceso?.
  • ¿Que información es difícil reportar?.

6.      Determinar que herramientas ya no son necesarias.

7.      Definir quién es el responsable directo de la información y que herramienta usa, esa será la herramienta principal para ese proceso y las otras serán secundarias lo que implica que tienen generalmente información con menos detalle en el caso de ser posible ese será el flujo de la integración de herramienta principal a secundaria

Es importante Evaluar estos pasos, incluso si la empresa va adquirir una nueva solución software lo recomendamos hacerlo.

Recuerda es un proceso que debe planearse y que tomara su tiempo, no es un gasto es una inversión.

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