5 Síntomas de Falta de Asesoría en la Administración de Información en las Empresas

5 Síntomas de Falta de Asesoría en la Administración de Información en las Empresas

Las empresas han crecido mucho y las encontramos a nivel local, nacional e internacional más que en ninguna otra época, a la par con éste crecimiento ha aumentado la cantidad de datos que manejan, y la necesidad de administrarlos es un punto crucial que deben tener en cuenta los que toman las decisiones en las empresas.

Las empresas y sus áreas invierten recursos y tiempo en diferentes asesorías, contables, financieras, de mercadeo, gestión de calidad, etc.  Estas asesorías son muy valiosas, pero, en mi trabajo con distintas organizaciones he notado que generalmente no se tiene en cuenta la asesoría en sistemas y procesos de información.

Al no contar con expertos en el tema, los procesos de información se dan de acuerdo a las necesidades y urgencias de cada día,  sin seguir ningún plan ni control, afectando el desarrollo y rentabilidad de las empresas.  Recordemos que “la información es poder”, a continuación mencionamos cinco síntomas que indican falta de asesoría en la administración de información en las empresas.

  1. Bases de datos con recursos de valor para la empresa tienen información duplicada, desactualizada e incompleta. Esto generalmente se presenta porque la administración de estas bases se encarga a personal sin el nivel ni acompañamiento necesario.
  2. Recarga de trabajo en las áreas operativas por falta de sistemas de software que faciliten las tareas y suministren información para toma de decisiones. Puedes leer más sobre el tema en un artículo anterior.
  3. Informes o procesos que se usan con frecuencia y toman horas o días, hemos encontrado casos en que procesos que tomaban tres o más días se reducen a minutos, luego de ser optimizados.
  4. Duplicidad de información, en muchas áreas de la empresa se mantienen bases de datos paralelas y no sincronizadas que representan los mismos elementos.
  5. Se carece de un inventario general de información de la empresa, donde debería relacionarse la información que se administra y dónde se encuentra, bien sean herramientas de software comercial o la medida, bases de datos locales en Access, hojas de cálculo Excel locales o en la nube, etc. 

Tal como lo afirman en el blog de médium, hay que invertir dinero para ganar dinero y el tiempo es la comodidad que más valor tiene. Muchas veces olvidamos que el tiempo es dinero.

Por esto los directivos deberían considerar que así como se necesitan asesorías en otras materias, hay grandes ventajas cuando su empresa cuenta con asesoría experta para sus procesos de información, lo que generará un retorno de la inversión más que evidente. La clave del éxito no está en trabajar duro, si no en trabajar con inteligencia.

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