La Importancia de Sistematizar los Procesos en la Empresa

La Importancia de Sistematizar los Procesos en la Empresa

En estos días tuvimos que ir para un control al médico, llegamos, entregamos los papeles y bueno… a esperar que nos atendieran; pasaron 30 minutos, pasó 1 hora… y de tanta espera, nos acercamos a preguntar a los responsables por que no nos llamaban y no encontraron nuestros papeles, se habían perdido.

Después de estar disgustado  con  las personas que me atendieron empecé a pensar que podría no ser problema de las personas que estaban realizando el trabajo, sino más bien era cuestión de quien dirigía esa área o esa empresa, y que si estuviera al frente de la persona que dirige la oficina, le sugeriría, desde mi experiencia desarrollando software empresarial, para solucionar el problema lo siguiente:

1.       Definir como es el proceso para atención a los usuarios,  describiré a manera de ejemplo lo que mire en la empresa.

a.       El usuario saca la cita para los exámenes, esta información se ingresa a un software.

b.      El usuario asiste al lugar de la cita.

c.       El vigilante recibe la remisión.

d.      El vigilante entrega a la persona A y B las remisiones para que las ordenen.

e.      Las personas A y B entregan las remisiones a  la persona C.

f.        La persona C entrega a las personas responsables de la atención.

g.       Las personas responsables llaman al usuario para atenderlo.

h.      Realizan la atención y la información de los resultados la ingresan en el software.

2.       Al definir el proceso puedes identificar el problema, en este proceso de ejemplo se podría identificar que la remisión pasa por muchas manos y que la probabilidad de error es muy alta, en primer lugar se tendría que evaluar como disminuir el número de pasos.

3.       Hablar con todos los jefes de las áreas responsables del proceso para llegar a un consenso.

4.       Revisar que parte del proceso lo maneja el software que están usando, si lo están usando bien o mal .

5.       Definir si es necesario sistematizar el proceso  y si es el caso implementar un software como solución.

Si eres directivo o jefe de un área recuerda evaluar los procesos de la empresa en conjunto con las herramientas que utilizas para prestar el servicio, es una buena inversión.

Hay procesos en los cuales es de mucho riesgo que haya intervención de personal, puesto que está muy ligado al error humano, un buen dirigente realiza la evaluación necesaria y pertinente para asignar las tareas idóneas al personal pertinente para esas tareas, y para asignar al software, tareas que requieren alta precisión y rapidez en su ejecución. Éstas son las decisiones que llevan a la armonía dentro de una empresa, y a que su proceso de producción sea de alta calidad.

En este ejemplo vemos un solo proceso, con muchas oportunidades de ser optimizado, ahora tómate el tiempo y piensa, en mi empresa, ¿cuántos procesos puedo optimizar y hacer de mi empresa la mejor?

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