Una 4 Clave para Tener un Sistema de Información Efectivo y Eficiente

Una 4 Clave para Tener un Sistema de Información Efectivo y Eficiente

En un post anterior hablábamos de 3 claves para tener un sistema de información efectivo y eficiente  en este post hablaremos de una clave más, existiría tal vez una cuarta clave?

Revisando los comentarios a nuestro post, encontramos un aporte de uno de nuestros lectores, aprovecho el momento para agradecer a todos aquellos que se toman un tiempo para leer nuestros post y opinar acerca de ello, la interacción y retroalimentación con nuestros lectores hace que cada día nos esforcemos por llevar experiencias que ayuden a la gestión de cada uno de ustedes dentro de sus empresas.

Retomando el tema, es muy importante que en el compromiso de los directivos en la adquisición e implementación del sistema, se tenga claridad sobre el problema o necesidad a resolver y que antes se hagan pruebas y el compromiso de los directivos en el mantenimiento y soporte del sistema, todos estos elementos pueden ir muy bien, pero entonces llega la pregunta,  ¿es suficiente con esto? y la respuesta es no, porque falta un actor importante que es el usuario final, esa persona que va a usar el software o la aplicación móvil, esa persona que va a trabajar con el sistema cada día.

Tener en cuenta al usuario final es una parte muy importante para tener un sistema de información efectivo y eficiente, por lo cual la empresa debe sensibilizar a los usuarios finales del uso del software y preferiblemente adicionarles un beneficio  para que los usuario no se miren obligados a usar el software sino que lo miren como una ayuda, como un valor agregado, de lo contrario:

1.      Colocaran miles de excusas para no usar el sistema.

  • El sistema es lento.
  • El sistema borra los datos.
  • El anterior método era mucho mejor.

2.      Seguirán llevando la información por fuera del sistema, hemos visto en varias empresas que las personas llevan la información en otros medios por ejemplo Excel.

3.      Ingresar información errónea, para sabotear el proceso.

4.      El usuario no se compromete con la implementación y uso del sistema de información.

5.      Tratará evadir los controles del sistema de información.

Es importante que la empresa haga seguimiento y tenga en cuenta la opinión de las personas que van a usar el software, en nuestra experiencia cuando vamos a las empresas la decisión de implementar o no un software la toma el directivo, sin evaluar el impacto que tendrá en los usuario que lo van a usar en tiempo o en dificultad en el proceso,

Recuerda que todos los actores de tu empresa son importantes, en los procesos de tu empresa hay mucha gente que se encarga de tareas específicas, son ellos quienes conocen el proceso, y son ellos precisamente quienes pueden brindar la mayor cantidad de información para el proceso, recuerda contar con todos y cada uno de ellos para poder recolectar la mayor información posible.

En conclusión es muy importante sensibilizar a todas las personas involucradas en el proceso, primero definir los involucrados y después sensibilizarlos, recordemos que es un trabajo en equipo y si cada uno de los actores del proceso no aporta el proyecto puede fracasar.

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