¿Cuando Usar Excel en el Trabajo?

¿Cuando Usar Excel en el Trabajo?

En este post hablaremos de cuando se debe usar Excel  o como muchos lo llama Microsoft Excel.

Excel es una excelente herramienta que desde temprana edad aprendemos a usar y con la cual muchos estamos familiarizados, la verdad, es muy útil cuando los procesos en los que lo utilizamos cuentan con pocos datos o cuando nos encontramos en una etapa inicial de la empresa, llevar cuentas, hacer listados, pero debemos advertir en que momento ya no es conveniente usar esta hoja de cálculo como sistema de información.

Las siguientes son algunas situaciones que indican que Excel ya no es la mejor solución:

  1. Cuando la empresa maneja una gran cantidad de datos y necesita un control elevado sobre los mismos.
  2. Si se requiere llevar históricos de los datos y hacer consultas de esta información.
  3. En el caso de la validación de datos: en Excel los usuarios pueden tener acceso e ingresar los datos sin ninguna restricción.
  4. Si se demanda mayor protección de los datos: en Excel fácilmente se pueden romper los vínculos en las formulas, haciendo que la información que resulte sea equivocada. 
  5. Cuando más de una persona accede a los datos, ya que no tiene perfiles de usuarios por lo cual es difícil controlar quien usa o modifica la información (para atenuar esta debilidad se suele usar Dropbox, pero aun así este software no cuenta con varios niveles de acceso).

En conclusión, Antes de usar Excel en tus actividades, en inventarios, contabilidades, llevar el sistema de gestión de calidad de una empresa, el crm, la gestión del personal, control de documentos etc recuerda que es una hoja de cálculo, no una base de datos, considera la cantidad de información con la cual trabajas y también ten en cuenta los puntos anteriores.

Si tienes un buen uso de Excel o si piensas hacer un curso de Excel avanzado,  excelente, la idea no es no usarlo sino saber dónde y cuándo se lo debe usar, así te podrías evitar muchos disgustos futuros y mejorar la efectividad en tus procesos, Las personas muchas veces se olvidan de que el tiempo es dinero.

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