Como Usar Excel en las Empresa

Como Usar Excel en las Empresa

En la administración de la información de las empresas, el directivo de la empresa debe tener claro que es importante  llevar un registro de todos los programas que maneja la empresa incluyendo todas las hojas Excel que los funcionarios manejan para realiza sus tarea.

En nuestra experiencia cuando visitamos una empresa siempre existen en las áreas uno o más archivos Excel que manejan los empleados por diferentes razones pero al igual la ¿pregunta seria es bueno o malo que suceda esto?

Y como todo en la vida depende de el para qué, como escribíamos en un post anterior hay momentos en los cuales los procesos ya no se debería manejar o no es conviene llevarlos en Excel, de lo contrario, se puede utilizar Excel como piloto, o como medio temporal, o en procesos de transición, o en últimas instancias, porque es obligación llevar un control del proceso, pero no se cuenta con el software especializado que nos permita gestionar esta información.

En ocasiones se hace necesario, de existir una persona encargada de sistemas en la empresa, hablar con él y referirle el por qué se va a usar Excel en el área, porque el hecho de que una persona sepa usar algunas funciones de Excel no quiere decir que la persona pueda resolver un problema con el mismo sin ocasionar pérdida de productividad , entre otros aspectos, el responsable podría indicar.

a.       Que el proceso es algo sencillo que se puede llevar en Excel sin ningún problema.

b.      Que la información ya se lleva en otro programa y explicarle como obtener la información.

c.       Concluir que el proceso es muy importante y que lo mejor sería implementarlo en el software que está llevando la empresa.

d.      Que se puede llevar en Excel pero que no es la forma adecuada y ayudar a diseñar la forma correcta.

2.       Los directivos deberían estandarizar el uso del Excel y crear ciertas convenciones para que si la persona es cambiada o se termina el contrato el conocimiento no se vaya, una práctica muy sana sería documentar la forma como se está llevando la información en Excel, aquí cabe destacar que la sugerencia es en el caso de que los procesos que se llevan en Excel no son algo de una sola vez, o algo muy esporádico que no sea difícil de hacer. 

3.       Revisar si la información que deseo llevar en Excel no se está llevando en otro programa de la empresa, es muy importante hacerlo para no duplicar datos, o si alguna otra persona esta llevando la misma información o algo similar.

4.       Debe existir un inventario del Excel que usan los empleados para el manejo de los datos.

5.       Definir una política de copias de seguridad de la información que se guarda en Excel.

Recuerda que la información en la empresa es de los activos más importantes, que al igual que todos los otros recursos de la empresa, se debe administrar.

Como conclusión, podemos observar que existen ciertas condiciones en las cuales llevar procesos en Excel no es totalmente desacertado, la clave está en identificar en conjunto las tareas que se pueden llevar en Excel, y sobre todo, y muy importante, estandarizar la forma como se ingresa la información de tal manera que su calidad, fiabilidad y efectividad sea la mayor.

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