3 Claves para Tener un Sistema de Información Efectivo y Eficiente

3 Claves para Tener un Sistema de Información Efectivo y Eficiente

Desarrollar un sistema de información no implica necesariamente implementar un software, es establecer un proceso donde fluye la información de forma efectiva, organizada y eficiente, para lo cual se podría usar incluso papel.

Los sistemas de información se pueden desarrollar en papel, en hojas de cálculo como Excel, software para compartir archivos como Dropbox, software especializado como SAP y software a la medida, el tipo de sistema de información va a depender del tipo de organización o del tipo de proceso que se quiera sistematizar.

Para que el desarrollo de un sistema de información sea exitoso y el sistema sea de ayuda para la empresa se deben tener en cuenta.

Clave Uno.

Es necesario el compromiso por parte de los directivos de las empresas para que el sistema funcione y llegue a ser efectivo lo cual requiere esfuerzo, tiempo, dedicación y recursos económicos. Hay que tener en claro que es una inversión que se verá retribuida en control, en información para toma de decisiones, en procesos eficientes y eso a su vez se verá reflejado en rentabilidad para la empresa.

Clave Dos.

Los dirigentes de las empresas deben ser conscientes que los sistemas de información son una ayuda para la gestión de tareas, actividades y procesos,  y que para implementar un sistema primero se debe tener muy claro lo que se quiere hacer y cómo se quiere hacer,  y ya refiriéndonos específicamente al desarrollo de sistemas de información usando software la mejor opción para implementarlo es hacer antes una prueba piloto del proceso que se quiere sistematizar, ya sea en papel o en hojas de cálculo esto evitara muchos dolores de cabeza y perdidas de recursos.

Clave Tres.

Los dirigentes de las empresas deben entender que es necesario su compromiso no solo en el momento de la decisión de implementar un sistema, sino también en el mantenimiento del mismo, que también implicara una inversión de recursos, así el sistema no quedara obsoleto y será de ayuda y no una carga para la empresa.

Las empresas reflejan la personalidad de los dirigentes y cuando vemos que en la empresa no funcionan los sistemas, los operativos llenan los datos solo por cumplir, se ingresa la información en el último momento o incompleta, eso refleja la personalidad de las personas que dirigen, su falta de compromiso por lo cual el punto más importante a trabajar para que los sistema de información sean efectivos y eficientes es la forma de pensar y la actitud  de quienes dirigen y así ellos puedan transmitir esa visión a todos los empleados de la empresa.

En conclusión implementar un sistema de información en la empresa no es algo mágico requiere de esfuerzo, inversión y sobre todo un compromiso.

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